Assistant(e) de Direction - Direction Marketing International (H/F)

Reference code: JR130177

Assurer le bon fonctionnement du Département Marketing International Horlogerie à travers la gestion de l’agenda de la Direction, la mise en place de relations fortes avec les autres départements et les marchés, la gestion des services généraux, le pilotage du budget annuel et l’organisation logistique des événements marketing et équipe.

A ce titre, vos missions principales sont les suivantes :

1. ASSISTANAT DE LA DIRECTRICE MARKETING

• Gérer l’agenda de la Directrice Marketing
• Gérer les notes de frais
• Organiser les voyages et déplacements (réservation des billets d’avion, taxis, hôtels, visas) et créer en relation avec la filiale des agendas pertinents pour les visites marchés en conformité avec les attentes de la Directrice Marketing
• Anticiper les besoins du quotidien (panier repas entre deux réunions, organisation des salles de réunions, besoins informatique…)

2. ADMINISTRATION DE LA DIRECTION MARKETING

• Assurer le bon fonctionnement général du lieu de travail du Département
• Être le responsable des Services Généraux du Département (commande des fournitures, consommables, mobiliers, salles de réunion)
• Redaction note du département, comptes rendus de réunions et l’organigramme équipe
• Organiser les parcours d’intégration, la logistique, l’administration et l’accueil des nouveaux Directeurs
• Être un facilitateur pour l’ensemble de l’équipe et un point de contact privilégié pour toute question de guidelines Maison et Groupe (voyages, budgets, compta, sécurité…)

3. PILOTAGE DU BUDGET DU DEPARTEMENT

• Assurer un suivi au jour le jour des dépenses au regard du budget et pouvoir renseigner la Directrice Marketing à tout moment de la consommation de l’enveloppe »
• Enregistrer les comptes fournisseurs dans notre outil interne (SAP) et créer/ suivre les Purchase Orders
• Suivre les factures et transmission à la Comptabilité
• Être responsable de la tenue du budget Fees & T&Es du département en étant le point de contact de la Finance et du CMO’s Office pour reporting trimestriel ainsi que pour la création des budgets annuels, suivre les demandes de mise à jour des budgets et effectuer des recommandations de coupes budgétaires en conséquence à notre Directrice Marketing

4. COORDINATION DES EVENEMENTS MARKETING ET EQUIPE

• Gérer la logistique des présentations créatives: retro-planning, rappel des deadlines, consolidation des présentations, organisation du transport de pièces, gestion des décorations
• Gérer l’agenda complexe des comités de validation avec la Présidence, être responsable de la comptabilité de l’évènement pour notre département + être en soutien de la gestion du budget de communication de l’évènement au total pour l’équipe organisatrice, y compris reporting trimestriel du budget via Athena, être responsable de la logistique de l’équipe (billets d’avion ou de train, réservation d’hôtel, listing des badges…)
• Organiser les événements équipe (célébrations, déjeuners, visites)
• Organiser les séminaires et journées équipe à l’extérieur (force de proposition, sélection et négociation avec les prestataires, des lieux, des activités)

PROFIL

• Vous êtes issu(e) d’une formation BAC +2/3 de type BTS Assistanat de Direction et avez une expérience d’au moins 5 ans dans un environnement exigeant.
• Vous êtes rigoureux(se) et fiable, reconnu(e) pour votre réactivité, votre sens du service et votre discrétion.
• Vous faites preuve d’une bonne capacité d’autonomie et de bon sens.
• Vous avez une forte capacité d’adaptation auprès d’interlocuteurs variés, vos qualités relationnelles seront des atouts indispensables pour ce poste.
• La maitrise de l’anglais est indispensable.

Poste basé à : Paris 8ème